يحتوي هذا النظام على مجموعة من البطاقات المختلفة وكذلك على مجموعة ملفات ونماذج حركة وجميعها مرتبطة بمجموعة دلائل تساعد في تصنيف البيانات المدخلة والمخرجة ويمكن تلخيصها وفق ما يلي :-
- بطاقات الصنف
وتحتوى على كافة البيانات اللازمة عن كل صنف وتتمثل في :-
- · رقم الصنــــــــــــــــــف .
- اسم الصنـــــــــــــــــف .
- وصف الصنـــف .
- وحدة القـــــــــــــــياس .
- تاريخ الصلاحية .
- زمن التوريد وهو الزمن اللازم لتوريد أي كمية جديدة من الصنف .
- · رقم الرسمــــــــــــــــة .
- المجموعة الرئيسية – المجموعة الفرعية – رقم المادة المجمعــة .
- أرقــــــــام التصنيف ، هـــــــي أرقــــــام تعطي لتصنيف الأصناف بأي طريقــــة تراها الجهــة وتشمــــــــــــل
( المـــــــــــــــواد المجمعة – المجموعات الرئيسية والفرعية … ) .
- الحد الأدنى للتخزين وهي الكمية التي لا يجب أن يقل عنها الصنف بالمخزن .
- الرصيد الافتتاحي الكلي .
بالإضافة إلى ذلك هناك مجموعة من البيانات تقوم المنظومة بحسابها آليا وتخزينها
في بطاقة الأصناف ومنهـا :-
- معدل الاستهلاك الشهري والسنوي .
- · الكميات تحت الطلب وهي الكميات التي تم طلبها وجاري توريدهــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــا .
- الكميات المحجوزة وهي الكميات التي تم حجزها بإذن حجز ولم يتم صرفها .
- كميات العهد وهي الكميات التي تم صرفها كعهد شخصية .
- إجمالي حركة الصنف وهي إجمالي حركة الاستلام والصرف خلال الفتـــــــرة .
- إجمالي الحركة المتوقعة ويتم حسابها من خلال حركة السنوات الماضيـــــــــــــة .
- الرصيد الحالي الكلي .
- الرصيـــــد الحــــــر ، وهــــو عبـــــارة عـــن الرصيـد الحالي مضافـــاً إليــــه تحـــت الطلب مخصوما منهــــا
الحجوزات .
- بطاقات أرصدة المخازن
وهـــذه البطاقـــة مرتبطة ببطاقــــة الصنـف ، وتقوم بتخزين أرصدة المخازن المختلفة للصنف وتشمل :-
- رقـــــــــــــــــــــــــم المخـــزن .
- الرصيد الافتتاحي .
- إجمالي الحركــــــــــــة .
- الرصيد الحالــــــــــــي .
وعلـــى ضــــوء بيانات الأصناف ، يمكن إصدار مجموعة من التقارير الخاصة ببطاقات الأصناف ومنها :-
- قائمة الأصنــــــــــــــــــــــــاف .
- قائمة المخزون الراكد .
- توصيات الشـــــــــــــــــــــراء .
- · كشوفات الصرف والإضافة .
- قائمة انتهاء الصلاحيــــــــــــــــــــــة .
- · كشوفات توزيع الأصناف وفق المجموعات الرئيسية والفرعية .
- كشوفات المواد المجمعة .
- كشوفات الجرد السنــــــــــوي .
وهذه التقارير يقوم المشغل بإصدارها وفق شروط يقوم بتحديدها وتشمل جميع بيانات الصنف بحيث يستطيع المشغل إصدار أي تقرير لمجموعة محدودة من الأصناف . كما يمكن تحليل حركة الصرف والاستلام بيانيا لكل صنف على حدة .
- نماذج الحركة
ويهتم هـــــــذا البرنامج بتسجيل حركة الأصناف خلال الفترة ويتكون من مجموعة من النماذج المختلفة وتشترك في البيانات التالية :-
1- الرقــــــــــــــــــــم .
2- البيـــــــــــــــــان .
3- النــــــــــــــــــــــوع . ويقصد بــه نوع النموذج المطلوب كالتالي :-
- نموذج توريد أصنــــــــاف .
- نموذج صرف أصـناف .
- نموذج ترجيع أصناف ويستخدم لإرجاع الكميات التالفة أو المرفوضة .
- نموذج تسوية صــــرف ، تستخــدم عنــد حدوث أخطاء في الأذونات أو عنــــد تعديل الأرصـــــــــــــــــدة
حســــــــــــــب الجـــــرد .
- نموذج استعارة أصناف .
- نموذج حجز ، ويستخدم لحجز كمية وعند ترحيل هذا الأمر لملف الأصناف يتم قيد الكميـــــــــــة
فـي خانـة الحجوزات .
وبالإضافة … إلي البيانات المذكورة هناك بيانات أخري حسب نوع كل إذن مثل بيانات التوريد في حالة أذون الإضافة ، وبيانات الصرف في حالة أذونات الصرف ، وبيانات الشحن والموردين في حالة طلب الشراء .
