- ادخال كافة بيانات المتعلقة بالمستند .
- ادخال صفحات المستنـــــــــــــــــــد .
- اجراء عمليات البحث والتصفية بأي معلومة عن المستند ووفق إمكانيات واسعة .
- طباعة كشوفات المستندات وفق البيانات التي يتم اختيارها من خلال برنامج مرن لتصميم التقارير .
- معالجة البريد وذلك بتوزيع المستندات الكترونيا على الجهات الموجه إليها .
- يتم ارسال المستندات من مشغل الى اخر مباشرة وادراج التعليقات اللازمة على المستند
- تصنيف المستندات وفق مستويات متعددة للسرية .
- يتـم فتــح ملــف أرشيف منفصل لكـل سنــــــــــة .
- يتم تصنيف المشغلين وفق مجموعة من الاختيارات والصلاحيات .
- 10- يتم مراقبة التعديلات التي يقوم بها المشغلين وتسجيلها في ملف خاص ويمكن الاطلاع عليه ومعالجته بصفة دورية من قبل مشرف المنظومة .
11- مجموعـــة مــن الأدوات اللازمـة لمعالجـة المستنـــد .
- 12- تشتغل الان المنظومة بصورة رسمية في عدة جهات ويبلغ معدل الإدخال اليومي حوالي (150) مستند .
ملفات المنظومــة
تتكون المنظومة من الملفات التالية :-
- ملف بيانات المستند ويحتوي على الحقول اللازمة لتخزين المستند هـي :-
– الرقـم الاشـــــاري
- نوع المستنــــــــــد (صادر- وارد- مراسلات داخلية – قرار- منشور … الخ )
- تاريخ المستنــــــــد
- الجهة الوارد منهـا
- تاريخ الــــــــورود
- ملف الحفـــــــــــظ
- الجهة الصادر إليها
- موضوع المستنـــد
- ملف صفحات المستند ويقوم بتخزين بيانات الصفحات التي يتكون منها كل مستند .
- ملف الاجراءات ويقوم بتخزين بيانات الاجراءات التي تتم على المستند ومنها :-
– نوع الإجـــراء .
- تاريخ الإجراء .
- بيان الإجــراء .
- الجهة الموجه إليها الإجراء .
- الجهة الموجه منها الإجراء .
- الملفات المساعدة وتشمل :-
- ملف ترقيم ملفات الحفـــــــــــظ
- ملف الجهات الصادرة والواردة
- ملف انواع الاجراءات
- ملف المشغليـــــــــــن
- ملف المراقبــــــــــــة
معلومات فنية
- قاعدة البيانات المستخدمة هي Interbase SQL Server .
- لغة البرمجة Delphi6 .
- يتم تخزين المستندات بتقنية PIC مع التشفير بحيث لايمكن الاطلاع على المستند إلا من خلال المنظومة .
- تتعامل المنظومة مع أي نــوع مــن الماسحات مع مغـذي ورق آلي (ADF) أو بدونـــه
- يتراوح حجم الوثيقة من 20K الى 50K حسب المعطيات المحددة في عمليـة المســح