منظومة المحفوظات والتوثيق

 

  1. ادخال كافة  بيانات المتعلقة بالمستند .
  2. ادخال صفحات المستنـــــــــــــــــــد .
  3. اجراء عمليات البحث والتصفية بأي معلومة عن المستند ووفق إمكانيات واسعة .
  4. طباعة كشوفات المستندات وفق البيانات التي يتم اختيارها من خلال برنامج مرن لتصميم التقارير .
  5. معالجة البريد وذلك بتوزيع المستندات الكترونيا على الجهات الموجه إليها .
  6. يتم ارسال المستندات من مشغل الى اخر مباشرة وادراج التعليقات اللازمة على المستند
  7. تصنيف المستندات وفق مستويات متعددة للسرية .
  8. يتـم فتــح ملــف أرشيف منفصل لكـل سنــــــــــة .
  9. يتم تصنيف المشغلين وفق مجموعة من الاختيارات والصلاحيات .
  10. 10-  يتم مراقبة  التعديلات التي يقوم بها المشغلين وتسجيلها  في ملف خاص ويمكن الاطلاع عليه ومعالجته بصفة دورية من قبل مشرف المنظومة .

11-  مجموعـــة مــن الأدوات اللازمـة لمعالجـة المستنـــد .

  1. 12-  تشتغل الان المنظومة بصورة رسمية في عدة جهات ويبلغ معدل الإدخال اليومي حوالي (150) مستند .

ملفات المنظومــة

تتكون  المنظومة من الملفات التالية :-

  1. ملف بيانات المستند ويحتوي على الحقول اللازمة لتخزين المستند هـي :-

–       الرقـم الاشـــــاري

  • نوع المستنــــــــــد (صادر- وارد- مراسلات داخلية – قرار- منشور … الخ )
    • تاريخ المستنــــــــد
    • الجهة الوارد منهـا
    • تاريخ الــــــــورود
    • ملف الحفـــــــــــظ
    • الجهة الصادر إليها
    • موضوع المستنـــد
  • ملف صفحات المستند ويقوم بتخزين بيانات الصفحات التي يتكون منها كل مستند .
  • ملف الاجراءات ويقوم بتخزين بيانات الاجراءات التي تتم على المستند ومنها :-

–       نوع الإجـــراء .

  • تاريخ الإجراء .
    • بيان الإجــراء .
    • الجهة الموجه إليها الإجراء .
    • الجهة الموجه منها الإجراء .
  • الملفات المساعدة وتشمل :-
  • ملف ترقيم ملفات الحفـــــــــــظ
    • ملف الجهات الصادرة والواردة
    • ملف انواع الاجراءات
    • ملف المشغليـــــــــــن
    • ملف المراقبــــــــــــة
    •  

معلومات فنية

  1. قاعدة البيانات المستخدمة هي Interbase SQL Server .
  2. لغة البرمجة Delphi6 .
  3. يتم تخزين المستندات بتقنية PIC  مع التشفير بحيث لايمكن الاطلاع على المستند      إلا من خلال المنظومة .
  4. تتعامل المنظومة مع أي نــوع مــن الماسحات مع مغـذي ورق آلي (ADF) أو بدونـــه
  5. يتراوح حجم الوثيقة من  20K الى  50K حسب المعطيات المحددة في عمليـة المســح                            

Leave a Reply