منظومة حسابات الشركات

‏يعتبر نظام المحاسبة المالية في أي وحدة اقتصادية الأساس الأول لبناء نظام المعلومات المتكاملة الذي       لا غني عنه اليوم في ‏ما يسمى عصر ثورة  المعلومات وذلك لما يوفره للإدارة من بيانات فعلية وشاملة لكل عناصر النشاط وتساعدها على تحقيق كثير من الفوائد منها :-

1. ‏توفير البيانات اللازمة للوقوف على حقيقة المركز المالي للمنشأة  وعناصره .

2. ‏التعرف على حقيقة نتائج نشاط المنشأة  من أرباح وخسائر فى صورة تحليلية .

3.  ‏توفير البيانات اللازمة لإعداد التقارير المالية والتحليل المالي لأنشطة المنشأة  وقياس التطور في الأداء فمعيار فاعليـة ونجاح أي نظام اعتماده على بيانات ومعلومات مناسبة وجاهزة فى الوقت المناسب وتكون  ذات معنى وهدف .

4.  ‏توفير المقومات الأساسية للرقابة الداخلية على عناصر التشغيل والمصروفات والإيرادات بما يمكن من استثمار الإمكانيات المتاحة للمنشأة الاستثمار الأمثل .

5. ‏ الرقابة والمتابعة لكافة العمليات المالية   وتقييم الأداء المالي .

2/1 ‏ طريقة القيد المقترح :-

‏الطريقة المقترحة خليط من الطرق المحاسبية المعروضة فى القيد وهى الفرنسية والإنجليزية حيث تعتمد على :-

1. ‏إمساك دفتر يومية عامة مركزية لإثبات جميع القيود والتسويات الجردية وقيود الفتح والإقفال .

2. ‏استخدام دفاتر يومية مساعدة لقيد العمليات الخاصة بالمصرف والنقدية والمبيعات والمشتريات .

3. ‏استخدام دفتر اليومية العامة لقيد العمليات الأخرى .

4. ‏إمساك مجموعة من السجلات والدفاتر المساعدة والتحليلية والمتابعة لتوفير التحليلات والبيانات اللازمة .

3/1 مقومات النظام المقترح :-

       ‏يتكون النظام المقترح من العناصر والأجزاء التالية :-

1. ‏المستندات والدورة المستندية .

2. ‏الدليل المحاسبى .

3. الدفاتر والسجلات .

4. ‏المعالجات المحاسبية للعمليات الرئيسية .

5. القوائم والتقارير المالية .

أولاً : المستندات والدورات المستندية للعمليات :-

     ‏تهدف عملية تصميم نمادج المستندات والدورات المستندية لعمليات وأنشطة المنشأة الى ما يلي :-

1. تحقيق الضبط الداخلي للعمليات المالية  والرقابة على الصرف والقبض .

2. ‏تسهيل إجراءات تنفيذ العمليات .

3. انسياب المستندات بسهولة .

4. ‏توفير البيانات اللازمة لعمليات التسجيل بالدفاتر وتحليل البيانات وإعداد الدفاتر والقوائم والملخصات المالية .

     ‏وقــد صنفت الدورات المستندية التي يمكن للمنظومة المساعدة في انجازها وفقا للعمليات والأنشطة التي تزاولها المنشأة كالأتي : –

‏الدورة المستندية للمقبوضات ك :-

1. الدورة المستندية للمدفوعات .
2. الدورة المستندية للمبيعـات .
3. الدورة المستندية للمشتريات .

الدورة المستندية للمقبوضات  :-

• عند استلام أي مقبوضات نقدية أو بصكوك أو عن طريق تحويلات مالية يمكن الاستعانة بالمنظومة لتحرير إيصال القبض من أصل وعدة صور  موضحا فيه اسم المورد وتاريخ الايصال وقيمة المبلغ ونوع التوريد ورقم قسيمة الإيداع بالمصرف .

ويقوم المحاسب بإدراج إيصال القبض بملف المقبوضات بالمنظومة  وتقوم المنظومة آليا بإعداد قيد اليومية اللازم لعملية القبض

الدورة المستندية للمدفوعات :-

عند صرف أي مبالغ نقدية أو بصكوك يقوم المحاسب بإعداد إذن صرف من أصل وعدة صور وفق النموذج الموجود بالمنظومة موضحا فية اسم المستفيد وبيان الصرف وتاريخ الإذن وبند الحسابات الذي يتم عليه الصرف  كما يمكن لأمين الخزينة الاستعانة بالمنظومة لإعداد الصك المرفق لأذن الصرف .

وعند استلام قيمة الإذن من قبل المستفيد يتم كتابة بيانات الاستلام والتوقيع عليها في أسفل الإذن كما هو موضح في النموذج أما عملية صرف المرتبات فتتم بإدخال بنود الكشف التجميعي للمرتبات وقيم الصكوك التي تمت بها عملية الصرف . وتقوم المنظومة آليا بإعداد قيد اليومية اللازم لعملية الصرف .

الدورة المستندية للمبيعات :-

عند قيام المنشأة ببيع أي بضائع تقوم المنظومة بإعداد الفاتورة اللازمة لذلك وتحميلها على الزبون في حساب المدينون  وتحتوي الفاتورة على بيانات الأصناف التي تم بيعها وبيانات الزبون .

ويقوم المحاسب بإدراج الفاتورة بملف المبيعات بالمنظومة وتقوم المنظومة آليا بإعداد قيد اليومية اللازم لعملية البيع .

الدورة المستندية للمشتريات :-

عند قيام المنشأة بشراء أي بضائع يتم تزويد المنظومة  ببيانات فاتورة الشراء وتشمل بيانات مورد البضاعة وبيانات الأصناف في الفاتورة  ورقم  المورد في حساب الدائنون .

ويقوم المحاسب بإدراج الفاتورة بملف المشتريات  بالمنظومة وتقوم المنظومة آليا بإعداد قيد اليومية اللازم لعملية الشراء

ثانياً : الدليل المحاسبي :-

    ‏يقوم الدليل المحاسبي المقترح على التالي :-

1- تصنيف جميع الحسابات إلى 5 مجموعات رئيسية هي الأصول والخصوم والمصروفات والإيرادات وحسابات النتيجة .

2- تجميع الحسابات المتشابهة في مجموعات رئيسية تم إعطاء المجموعات أرقاما ‏وأسماء مميزه له .

3- يمكن إدخال حسابات تحليلية لأي حساب .

وهذا الأسلوب يضمن تحقيق الأهداف التالية :-

1.  دقة وسهولة التوجيه المحاسبى .

2.  سرعة إظهار النتائج  والتقارير والمراكز المالية .

3.  تحقيق الرقابة وضمان سرية العمل .

4 . إمكان إدخال الحسابات للمنظومة دون أي اجراءات اخرى

ثالثاً : الدفاتر والسجلات :-

    يمكن استخراج الدفاتر التالية من المنظومة :-

1. دفتر يومية عامة .
2. دفتر يومية مساعد للمصروفات .
3. دفتر يومية مساعد للمقبوضـات .
4. دفتر يومية مساعد للمبيعــات .
5. دفتر يومية مساعد للمشتريـات .
6. دفتر الأستاذ العام .

رابعاً : القوائم والتقارير المالية :-

تهدف التفارير المالية الى مراقبة الحركة المالية ومعرفة المركز المالي للمنشأة  ويتم استخراج هذه التفارير لأي فترة

وتوجد بالمنظومة عشرات التقارير المالية ومنها :-

1. دفتر اليومية العامة
2. دفاتر اليوميات المساعدة للمقبوضات والمدفوعات والمشتريات والمبيعات
3. موازين المراجعة
4. حساب الأستاذ
5. قائمة الدخل (أو حساب الارباح والخسائر)
6. قائمة المركز المالي ( الميزانية العمومية )
7. تقارير التسوية المصرفيـة .
8. تقارير الأصناف والمخزون .

معلومات فنية :-

1. قاعدة البيانات المستخدمة هي Interbase SQL Server
2. لغة البرمجة Delphi